Politique relative aux lanceurs d’alerte

L’objectif de cette politique consiste, au niveau de Jungheinrich, à :

• Informer les personnes auxquelles la présente politique s’applique concernant la protection accordée à un Lanceur d’alerte d’une violation particulière.
• Énumérer les possibilités de procédure sur la base desquelles l’existence d’une violation potentielle peut être signalée au sein de Jungheinrich.

Jungheinrich souhaite ainsi assurer la transparence quant à la manière dont certains abus en son sein peuvent être signalés, afin qu’ils puissent faire l’objet d’une enquête plus approfondie et, le cas échéant, de permettre de prendre des mesures appropriées. 
 

2.1. Champ d’application personnel

Cette politique s’applique aux Lanceurs d’alerte.

Cela signifie que les canaux de signalement et les mécanismes de protection énumérés ci-dessous sont ouverts, entre autres, aux personnes suivantes :

• les travailleurs en fonction ;
• les ex-salariés dans le cas où des Informations sur des Violations ont été obtenues dans le cadre d’une relation de travail désormais terminée ;
• les candidats salariés dans le cas où les Informations sur des Violations ont été obtenues au cours de la procédure de recrutement ou d’autres négociations précontractuelles ;
• les indépendants travaillant au sein de Jungheinrich (tels que les free-lances, les consultants, etc.) ;
• les actionnaires et les personnes qui font partie de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance de Jungheinrich, y compris les membres non impliqués dans la gestion courante, les bénévoles et les stagiaires rémunérés ou non ;
• toute personne travaillant sous la supervision et la direction d’entrepreneurs, de sous-traitants et de fournisseurs ;
• les Facilitateurs ;
• les tiers liés aux Lanceurs d’alerte qui peuvent être victimes de Représailles dans un contexte professionnel, tels que les collègues ou les membres de la famille des Lanceurs d’alerte.

 2.2. Champ d’application matériel

Les violations (potentielles) suivantes constatées par les Lanceurs d’alerte peuvent être signalées par ces derniers :

• Toutes les violations potentielles relatives à :
  • des marchés publics ; 
  • des services, produits et marchés financiers, la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme ;
  • la sécurité et la conformité des produits ;
  • la sécurité des transports ;
  • la protection de l’environnement ;
  • la radioprotection et la sûreté nucléaire ;
  • la sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, la santé et le bien-être des animaux ;
  • la santé publique ;
  • la protection des consommateurs ;
  • la protection de la vie privée et des données à caractère personnel, ainsi que la sécurité des réseaux et des systèmes d’information ;
  • la lutte contre la fraude fiscale ;
  • la prévention de la fraude sociale.
• Les violations portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union ainsi que les violations en rapport avec le marché intérieur (y compris les violations aux règles de l’Union en matière de concurrence et d’aides d’État).

Personne concernée : signifie une personne physique ou morale nommée dans le signalement ou la divulgation en tant que personne à laquelle la violation est attribuée ou avec laquelle cette personne est associée ;

Facilitateur : signifie une personne physique qui assiste un Lanceur d’alerte dans la procédure de signalement et dont l’assistance doit être confidentielle ; 

Informations sur des Violations : signifie les informations, y compris les soupçons raisonnables, concernant des violations réelles ou potentielles, qui se sont produites ou qui risquent très probablement de se produire, ainsi que les tentatives de dissimulation de ces violations ;

Jungheinrich : signifie la société Jungheinrich SA, dont le siège est établi Esperantolaan 1, 3001 Louvain (Heverlee), inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0415.997.465 (RPM Louvain) ;

Lanceur d’alerte : signifie une personne qui constate et signale des violations (potentielles) dans un contexte professionnel ;

Représailles : signifie tout acte ou omission direct(e) ou indirect(e) faisant suite à un signalement ou à une divulgation interne ou externe, et qui entraîne ou peut entraîner un préjudice injustifié pour le Lanceur d’alerte.

4.1 Dispositions générales

Les Lanceurs d’alerte qui souhaitent signaler une violation potentielle au sein de Jungheinrich ont la possibilité de le faire par écrit et/ou oralement. 

Le Lanceur d’alerte peut également prendre un rendez-vous physique à cette fin avec la personne ou le service désigné à cet effet par Jungheinrich, qui sera responsable du suivi et du traitement impartial du signalement.

Outre la possibilité d’effectuer un signalement interne, le Lanceur d’alerte peut faire un signalement externe. 

Toutefois, les Lanceurs d’alerte sont encouragés à suivre d’abord la procédure de signalement interne décrite dans la présente politique, afin d’apporter une solution interne au problème signalé, avant de procéder à un signalement externe. 

4.2. Signalement interne

a. Procédure de signalements internes

Si le Lanceur d’alerte obtient des informations concernant une violation potentielle portant sur l’un des éléments susmentionnés, il peut entreprendre les démarches suivantes afin de signaler cette violation (potentielle) au sein de Jungheinrich de manière confidentielle :

• Signalement oral : 
• Cela peut se faire par téléphone ou physiquement (sur rendez-vous) avec le HR Director (Bernard Triest) et/ou le Compliance Officer (Hanne Brands)¹. 
• Signalement écrit :
  • En envoyant un courriel (anonyme ou non) à whistleblower@jungheinrich.be. Si souhaité, le formulaire de signalement joint en annexe peut être utilisé à cette fin (à titre indicatif). 
  • Sur la plateforme OpenLine spécifiquement mise à disposition par le groupe Jungheinrich : whistle-blow.org Le Lanceur d’alerte peut, s’il le souhaite, choisir d’effectuer un signalement anonyme. 

Si votre signalement concerne l’un des gestionnaires des signalements, nous vous recommandons de contacter directement l’autre gestionnaire des signalements (par le biais d’un entretien privé, d’un entretien téléphonique ou d’un courriel). 

b. Suivi du signalement

Le suivi du signalement sera assuré par le(s) gestionnaire(s) des signalements (le HR Director, Bernard Triest et/ou le Compliance Officer, Hanne Brands) . Le gestionnaire des signalements enverra un accusé de réception du signalement au Lanceur d’alerte dans les sept jours ouvrables. 

Dans un délai raisonnable, et au plus tard trois mois après l’envoi de l’accusé de réception, le gestionnaire des signalements informera le Lanceur d’alerte des mesures prévues ou prises en guise de suivi et des raisons de ce suivi.

¹ Si le signalement est effectué sur la plateforme openline whistle-blow.org, il sera transmis par le CLE (service juridique central de Jungheinrich AG) au Compliance Officer local. 

 4.3. Signalement externe

a. Procédure

Un Lanceur d’alerte peut également signaler des Informations sur des Violations en utilisant les canaux et procédures de signalement externes après avoir d’abord effectué un signalement par le biais des canaux de signalement internes ou en effectuant d’emblée un signalement par les canaux de signalement externes.

• Les autorités chargées de recueillir les signalements, de fournir un retour d’information et d’assurer le suivi des signalements sont les suivantes :
  • le SPF Économie, PME, Indépendants et Énergie ;
  • le SPF Finances ;
  • le SPF Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement ;
  • le SPF Mobilité et Transports ;
  • le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale ;
  • le SPP Intégration sociale, Lutte contre la pauvreté, Économie sociale et Cohésion urbaine et grandes villes
  • l’Agence fédérale de Contrôle nucléaire ;
  • l’Agence fédérale des médicaments et des produits de santé ;
  • l’Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire ;
  • l’Autorité belge de la Concurrence ;
  • l’Autorité de protection des données ;
  • l’Autorité des services et marchés financiers ;
  • la Banque nationale de Belgique ;
  • le Collège de supervision des réviseurs d’entreprise ;
  • les autorités visées à l’article 85 de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces ;
  • le Comité national de la sécurité pour la fourniture et la distribution d’eau potable ;
  • l’Institut belge des services postaux et des télécommunications ;
  • l’Institut national d’assurance maladie-invalidité ;
  • l’Institut national d’assurances sociales pour travailleurs indépendants ;
  • l’Office national de l’Emploi ;
  • l’Office national de Sécurité sociale ;
  • le Service d’information et de recherche sociale ;
  • le Service autonome de Coordination Anti-Fraude (CAF) ;
  • le Contrôle de la navigation belge.
• En l’absence de désignation ou si aucune autorité ne s’estime compétente pour recueillir un signalement, le Médiateur fédéral agira en tant qu’autorité compétente pour recueillir des signalements, fournir un retour d’information et assurer le suivi des signalements. 

b. Suivi du signalement

Dans les sept jours suivant la réception du signalement, vous, le Lanceur d’alerte, recevrez un accusé de réception, sauf si vous demandez expressément qu’il en soit autrement ou si les Médiateurs fédéraux/autorités compétentes estiment, sur la base de motifs raisonnables, que l’envoi d’un tel accusé de réception compromettrait l’identité du Lanceur d’alerte.

Un retour d’information sera fourni au Lanceur d’alerte dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les trois mois suivant la réception du signalement. Il peut être dûment dérogé à ce délai dans des cas justifiés. Le cas échéant, un retour d’information doit être fourni au Lanceur d’alerte dans les six mois au plus tard.

Enfin, l’autorité compétente/le médiateur fédéral doit informer le Lanceur d’alerte du résultat final des enquêtes menées à la suite de son signalement. Les autorités compétentes peuvent également juger, en motivant toutefois cette décision, que la violation signalée est mineure et qu’il n’y a pas lieu d’y donner suite. 

4.4. Divulgation

Outre la possibilité d’effectuer un signalement par le biais du canal de signalement interne ou des canaux de signalement externes, chaque Lanceur d’alerte a la possibilité de rendre publiques les informations relatives à une violation. 

Un Lanceur d’alerte qui procède à une divulgation peut bénéficier des protections énoncées ci-dessous dans le cadre de la présente politique si :

(a) Le Lanceur d’alerte a d’abord effectué un signalement interne et externe ou a effectué d’emblée un signalement externe, sans qu’aucune mesure appropriée n’ait été prise dans le délai imparti ;

ou

(b) Le Lanceur d’alerte a des motifs raisonnables de supposer que :

• la violation peut représenter un danger imminent ou réel pour l’intérêt public, par exemple en cas d’urgence ou de risque de préjudice irréparable ;
• il existe un risque de Représailles en cas de signalements externes ou s’il est peu probable qu’il soit possible de remédier efficacement à la violation. Cela s’explique par les circonstances particulières de l’affaire (lorsque, par exemple, une autorité est impliquée).

5.1 Confidentialité

L’identité du Lanceur d’alerte qui effectue un signalement interne ou externe ne sera pas divulguée directement ou indirectement sans son consentement explicite, sauf aux personnes autorisées, conformément à la présente politique, à traiter le signalement et à en assurer le suivi. Ce principe s’applique également à d’autres informations à partir desquelles l’identité du Lanceur d’alerte peut être directement ou indirectement déduite. 

Il ne peut être dérogé à ce principe que s’il s’agit d’une obligation nécessaire et proportionnée en vertu d’une législation spéciale dans le cadre d’enquêtes menées par des autorités nationales ou de procédures judiciaires, y compris pour sauvegarder les droits de défense de la Personne concernée. Dans ce cas, avant que leur identité ne soit divulguée, les Lanceurs d’alerte seront informés, à moins que cette information n’entrave des enquêtes ou des procédures judiciaires connexes.

5.2. Traitement de données à caractère personnel

Tout traitement de données à caractère personnel dans le cadre d’un signalement sera effectué conformément au Règlement (UE) 2016/679 applicable et aux dispositions légales relatives à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel. 

Les données à caractère personnel qui ne sont manifestement pas pertinentes pour le traitement d’un signalement spécifique ne seront pas collectées ou, si elles le sont involontairement, seront immédiatement effacées.

Pour le reste, veuillez-vous référer à la politique interne en matière de traitement des données à caractère personnel.

5.3. Enregistrement des signalements

a.    Dispositions générales

Un registre des signalements sera tenu, dans lequel chaque signalement sera consigné. 

Ce faisant, la confidentialité sera toujours garantie et les signalements ne seront pas conservés plus longtemps que nécessaire.

b.    Signalements effectués via une ligne téléphonique ou un système de messagerie vocale avec enregistrement de l’appel ou signalement après un entretien individuel

Le signalement oral peut être enregistré de l’une des manières suivantes :

•    En enregistrant la conversation sous une forme durable et récupérable 

ou 

•    Par un compte rendu écrit complet et précis de la conversation, rédigé par les membres du personnel chargés de traiter le signalement. Le Lanceur d’alerte aura la possibilité de vérifier le compte rendu écrit de l’appel téléphonique, de le corriger et de le signer pour approbation. 

c.    Signalements via une ligne téléphonique ou un système de messagerie vocale sans enregistrement de l’appel

Le signalement oral peut être enregistré sous la forme d’un compte rendu précis de la conversation, rédigé par les membres du personnel chargés de traiter le signalement. Le Lanceur d’alerte aura la possibilité de vérifier le compte rendu écrit de l’appel téléphonique, de le corriger et de le signer pour approbation.

6.1. Conditions

Un Lanceur d’alerte bénéficie de la protection prévue par la présente politique à condition que :

• il avait de bonnes raisons de croire que les Informations sur des Violations étaient correctes au moment du signalement et ;
• les informations rapportées entrent dans le champ d’application de la présente politique ;
• il a communiqué ces informations en interne ou en externe, ou les a divulguées selon les modalités précisées dans la présente politique.

Les Lanceurs d’alerte anonymes bénéficient également d’une protection dans les conditions susmentionnées s’ils sont identifiés ultérieurement et sont victimes de Représailles.

6.2. Interdiction de Représailles

Les Lanceurs d’alerte qui signalent une violation potentielle conformément aux dispositions de la présente politique ne peuvent pas faire l’objet de mesures/Représailles telles que, entre autres :

• une suspension, une mise à pied temporaire, un licenciement ou des mesures similaires ;
• une rétrogradation ou un refus de promotion ;
• un transfert de tâches, un changement de lieu de travail, une diminution de salaire, une modification des horaires de travail ;
• une privation de formations ; 
• une évaluation des performances ou une attestation de travail négative ;
• l’imposition ou l’application d’une mesure disciplinaire, d’un blâme ou d’une autre sanction, telle qu’une pénalité financière ;
• une contrainte, une intimidation, du harcèlement ou une exclusion ;
• une discrimination, un traitement défavorable ou inégal ;
• la non-conversion d’un contrat de travail temporaire en contrat de travail à durée indéterminée, dans le cas où le travailleur s’attendait légitimement à ce qu’on lui propose un emploi à durée indéterminée ;
• le non-renouvellement ou la résiliation anticipée d’un contrat de travail temporaire ;
• un préjudice, y compris une atteinte à la réputation, en particulier sur les réseaux sociaux, ou un préjudice financier, y compris une perte de chiffre d’affaires et de revenus ;
• l’inscription sur une liste noire sur la base d’un accord informel ou formel pour l’ensemble d’un secteur ou d’une branche d’activité, empêchant la personne de trouver un emploi dans ce secteur ou cette branche d’activité ;
• la résiliation anticipée ou l’annulation d’un contrat de fourniture de biens ou services ;
• le retrait d’une licence ou d’un permis ;
• un renvoi psychiatrique ou médical.

6.3. Mesures de soutien

Le Lanceur d’alerte a accès aux mesures de soutien suivantes :

• des informations et des conseils complets et indépendants, facilement accessibles et gratuits sur :
  • les recours et procédures disponibles pour se prémunir de Représailles ;
  • les droits de la Personne concernée, y compris ses droits relatifs à la protection des données à caractère personnel
• des conseils techniques par rapport à toute autorité impliquée dans la protection du Lanceur d’alerte ;
• une assistance en justice et des conseils juridiques ;
• des mesures de soutien, notamment technique, psychologique, médiatique et social ;
• une assistance financière pour les Lanceurs d’alerte dans le cadre de procédures judiciaires.

Toute personne protégée (Lanceur d’alerte, Facilitateur, tiers ou entités juridiques liées au Lanceur d’alerte) qui s’estime victime ou menacée de Représailles peut déposer une plainte motivée auprès du coordinateur fédéral, qui entamera une procédure de protection extrajudiciaire.

Cette possibilité est sans préjudice du droit de la personne protégée de saisir directement le tribunal du travail. 

Jungheinrich s’engage à revoir et à mettre à jour cette politique relative aux lanceurs d’alerte régulièrement, et au moins une fois par an, au sein du Comité pour la Prévention et la Protection au Travail.