Policy klokkenluiders

Het doel van deze policy bestaat erin op het niveau van Jungheinrich:

• De personen waarop deze policy van toepassing is, te informeren omtrent de bescherming die een Klokkenluider van een bepaalde inbreuk geniet.
• De procedurele mogelijkheden op te lijsten op basis waarvan het bestaan van een potentiële inbreuk binnen Jungheinrich kan worden gemeld.

Op deze manier wenst Jungheinrich transparantie te bieden over de wijze waarop bepaalde wantoestanden binnen Jungheinrich kunnen worden aangekaart, zodat deze nader kunnen worden onderzocht en eventueel gepaste maatregelen genomen kunnen worden. 

2.1. Personeel toepassingsgebied

Deze policy is van toepassing op Klokkenluiders.

Dit betekent dat de hieronder vermelde meldingskanalen en beschermingsmechanismes open staan voor o.a.:

• Huidige werknemers;
• Ex-werknemers ingeval Informatie Over Inbreuken is verkregen in het kader van een inmiddels beëindigde werkrelatie;
• Kandidaat-medewerkers ingeval Informatie Over Inbreuken is verkregen tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen;
• Zelfstandigen werkzaam binnen Jungheinrich (zoals freelancers, consultants, etc.);
• De aandeelhouders en de personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van Jungheinrich, met inbegrip van niet bij het dagelijks bestuur betrokken leden, vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs;
• Iedereen die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers;
• Facilitators;
• derden die verbonden zijn met de Klokkenluiders en die het slachtoffer kunnen worden van Represailles in een werk gerelateerde context, zoals collega's of familieleden van de Klokkenluiders.

2.2. Materieel toepassingsgebied

Volgende (potentiële) inbreuken die door klokkenluiders worden vastgesteld, kunnen door hen gemeld worden:

• Alle mogelijke inbreuken die betrekking hebben op:
  • Overheidsopdrachten; 
  • financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
  • productveiligheid en productconformiteit;
  • veiligheid van het vervoer;
  • bescherming van het milieu;
  • stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
  • veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
  • volksgezondheid;
  • consumentenbescherming;
  • bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
  • bestrijding van belastingfraude;
  • sociale fraudebestrijding.
• Inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie worden geschaad alsook inbreuken in verband met de interne markt (met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun).

Betrokkene: betekent een natuurlijke of rechtspersoon die in de melding of bij de openbaarmaking wordt genoemd als persoon aan wie de inbreuk wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht;

Facilitator: betekent een natuurlijke persoon die een Klokkenluider bijstaat in het meldingsproces en wiens bijstand vertrouwelijk moet zijn; 

Informatie Over Inbreuken: betekent informatie, waaronder redelijke vermoedens, over feitelijke of mogelijke inbreuken, die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden, alsmede over pogingen tot verhulling van dergelijke inbreuken;

Jungheinrich: betekent de vennootschap Jungheinrich NV, met zetel te Esperantolaan 1, 3001 Leuven (Heverlee), ingeschreven in de Kruipuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0415.997.465 (RPR Leuven);

Klokkenluider: betekent een persoon die in een werk gerelateerde context (mogelijke) inbreuken vaststelt en meldt;

Represaille: betekent elke directe of indirecte handeling of nalatigheid naar aanleiding van een interne of externe melding of openbaarmaking, en die tot ongerechtvaardigde benadeling van de Klokkenluider leidt of kan leiden.

4.1. Algemeen

Klokkenluiders die binnen Jungheinrich een melding wensen te maken over een potentiële inbreuk, hebben de mogelijkheid dit schriftelijk en/of mondeling te doen. 

De Klokkenluider kan hiertoe desgewenst ook een fysieke afspraak maken bij de hiertoe door Jungheinrich aangeduide persoon of dienst, die verantwoordelijk zal zijn voor de verder onpartijdige opvolging en afhandeling van de melding.

Naast de mogelijkheid om een interne melding te doen heeft de Klokkenluider de mogelijkheid om een externe melding te doen. 

Klokkenluiders worden echter aangemoedigd om eerst de in deze policy omschreven interne meldingsprocedure te volgen om op deze wijze een interne oplossing aan het gemelde probleem te kunnen geven, alvorens tot een externe melding over te gaan. 

4.2. Interne melding

a. Procedure voor interne meldingen

Indien de Klokkenluider informatie verkrijgt omtrent een potentiële inbreuk over één van de bovengenoemde aangelegenheden, dan kan hij/zij hiertoe de volgende stappen ondernemen om deze (potentiële) inbreuk binnen Jungheinrich op een vertrouwelijke manier te melden:

• Mondelinge melding: 

Dit kan zowel telefonisch als fysiek (na het maken van een afspraak) bij de HR Director (Bernard Triest) en/of de Compliance Officer (Hanne Brands) 

• Schriftelijke melding:
  • Door het versturen van een (al dan niet anonieme) e-mail aan whistleblower@jungheinrich.be. Indien gewenst kan hiervoor (als leidraad) het als bijlage toegevoegde meldingsformulier gebruikt worden. 
  • via het specifiek door de Jungheinrich groep ter beschikking gestelde OpenLine platform: whistle-blow.org De Klokkenluider kan er, indien gewenst, voor opteren om een anonieme melding te doen. 

Indien u een melding heeft die betrekking heeft op één van de meldingsbeheerders raden wij u aan om de andere meldingsbeheerder rechtstreeks te contacteren (via een persoonlijk gesprek, telefonisch gesprek of e-mail). 

b. Opvolging van de melding

De melding zal worden opgevolgd door de meldingsbeheerder(s) (de HR Director, Bernard Triest en/of de Compliance Officer, Hanne Brands)_¹. De meldingsbeheerder stuurt aan de Klokkenluider een bevestiging van ontvangst van melding binnen de 7 werkdagen. 

Binnen een redelijke termijn, en uiterlijk drie maanden nadat de ontvangstbevestiging werd verstuurd informeert de meldingsbeheerder de Klokkenluider over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen voor die opvolging.

¹ Indien melding wordt gemaakt via het openline platform whistle-blow.org zal de melding door CLE (Central Legal afdeling van Jungheinrich AG) worden bezorgd aan de lokale Compliance Officer.

4.3. Externe melding

a.    Procedure

Een Klokkenluider kan ook Informatie Over Inbreuken melden door gebruik te maken van de externe meldingskanalen en procedures nadat zij eerst een melding hebben gedaan via interne meldingskanalen of door meteen een melding te doen via externe meldingskanalen.

• De autoriteiten bevoegd voor het ontvangen van meldingen, het geven van feedback en het bieden van opvolging inzake meldingen zijn de volgende:
  • de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie;
  • de Federale Overheidsdienst Financiën;
  • de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu;
  • de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer;
  • de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;
  • de Programmatie Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid
  • het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle;
  • het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten;
  • het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen;
  • de Belgische Mededingingsautoriteit;
  • de Gegevensbeschermingsautoriteit;
  • de Autoriteit voor Financiële diensten en Markten;
  • de Nationale Bank van België;
  • het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren;
  • de autoriteiten gemeld in artikel 85 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten;
  • het Nationaal Comité voor de beveiliging van de levering en distributie van drinkwater;
  • het Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie;
  • het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering;
  • het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen;
  • de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening;
  • de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid;
  • de Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst;
  • de Autonome dienst Coördinatie Anti-Fraude (CAF);
  • de Scheepvaartcontrole.
• Bij gebrek aan aanwijzing of indien geen enkele autoriteit zich bevoegd acht om een melding te ontvangen, treedt de Federale Ombudsman op als bevoegde autoriteit voor het ontvangen van meldingen, het geven van feedback en het bieden van opvolging inzake meldingen. 

b. Opvolging van de melding

Binnen de 7 dagen na ontvangst van de melding krijgt u als Klokkenluider hiervan een bevestiging, tenzij u uitdrukkelijk anders verzocht of tenzij de Federale ombudsmannen/ bevoegde autoriteiten op redelijke gronden oordelen dat het versturen van een dergelijke bevestiging de identiteit van de Klokkenluider in gevaar zouden brengen.

Binnen een redelijke termijn, en alleszins binnen de 3 maanden na de ontvangstbevestiging van de melding zal aan de Klokkenluider feedback verstrekt worden. Van deze termijn kan er naar behoren afgeweken worden in gerechtvaardigde gevallen. In dit geval moet er uiterlijk binnen de 6 maanden feedback worden gegeven aan de Klokkenluider.

De bevoegde overheid/federale ombudsman dient de Klokkenluider tot slot in kennis te stellen van het eindresultaat van de onderzoeken die gevoerd werden naar aanleiding van diens melding. De bevoegde autoriteiten kunnen ook op gemotiveerde wijze oordelen dat de gemelde inbreuk van geringe betekenis is en er geen verdere opvolging is vereist. 

4.4. Openbaarmaking

Naast de mogelijkheid om een melding te maken via het interne meldingskanaal of de externe meldingskanalen, heeft ieder Klokkenluider de mogelijkheid om de informatie met betrekking tot een inbreuk openbaar te maken. 

Een Klokkenluider die een openbaarmaking doet, komt in aanmerking voor de hieronder vermelde bescherming krachtens deze policy indien:

(a)    De Klokkenluider deed eerst een interne en externe melding of deed rechtstreeks een externe melding, waarvoor er binnen de gestelde termijn geen passende maatregelen werden genomen;

of

(b)    De Klokkenluider heeft gegronde redenen om aan te nemen dat:

• De inbreuk een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang, bijvoorbeeld indien er sprake is van een noodsituatie of een risico op onherstelbare schade;
• Er een risico op Represailles bestaat bij externe meldingen of dat het niet waarschijnlijk is dat men de inbreuk doeltreffend zal verhelpen. Dit omwille van de bijzondere omstandigheden aan de zaak (wanneer bijvoorbeeld een autoriteit betrokken is).

5.1. Geheimhouding

De identiteit van de Klokkenluider die een interne en externe melding doet zal niet zonder diens uitdrukkelijke toestemming direct of indirect kenbaar gemaakt worden behoudens aan de personen die conform deze policy gemachtigd zijn om de melding te behandelen en op te volgen. Dit geldt eveneens voor andere informatie waaruit de identiteit van de Klokkenluider direct of indirect kan worden afgeleid. 

Van dit principe kan enkel afgeweken worden indien het gaat om een noodzakelijke en evenredige verplichting krachtens bijzondere wetgeving in het kader van onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures, mede ter waarborging van de rechten van verdediging van de Betrokkene. In dit geval worden de Klokkenluiders, voordat hun identiteit wordt bekendgemaakt, daarvan in kennis gesteld, tenzij die informatie de gerelateerde onderzoeken of gerechtelijke procedures in gevaar zou brengen.

5.2. Verwerking van persoonsgegevens

Elke verwerking van persoonsgegevens naar aanleiding van een melding zal worden verricht overeenkomstig de toepasselijke EU Verordening 2016/679 en de wettelijke bepalingen inzake de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. 

Persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor de behandeling van een specifieke melding, worden niet verzameld, of worden, indien onbedoeld verzameld, onmiddellijk gewist.

Voor het overige wordt verwezen naar de bedrijfsinterne policy omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

5.3. Registratie van meldingen

a. Algemeen

Er zal een register van meldingen worden bijgehouden waarin elke melding zal worden geregistreerd. 

Hierbij zal de vertrouwelijkheid steeds gegarandeerd worden en meldingen zullen niet langer dan noodzakelijk bewaard worden.

b. Meldingen via een telefoonlijn of spraakberichtsysteem met gespreksopname of melding na een persoonlijk onderhoud

De mondelinge melding kan op één van de volgende wijzen worden geregistreerd:

• Door het maken van een opname van het gesprek in een duurzame, opvraagbare vorm, 

of 

• Door een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek, opgesteld door de voor het behandelen van de melding verantwoordelijke personeelsleden. De Klokkenluider zal de mogelijkheid geboden worden om de schriftelijke weergave van het telefoongesprek te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen. 

c. Meldingen via een telefoonlijn of spraakberichtsysteem zonder gespreksopname

De mondelinge opname kan worden geregistreerd in de vorm van een nauwkeurig verslag van het gesprek opgesteld door de voor het behandelen van de melding verantwoordelijke personeelsleden. De Klokkenluider zal de mogelijkheid geboden worden om de schriftelijke weergave van het telefoongesprek te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

6.1. Voorwaarden

Een Klokkenluider geniet de bescherming voorzien in deze policy op voorwaarde dat:

• Hij/zij gegronde reden had om aan te nemen dat de informatie over de inbreuken op het moment van de melding juist was én;
• De informatie die gemeld wordt binnen het toepassingsgebied van deze policy valt;
• Hij/zij deze informatie intern of extern meldde, of informatie openbaar maakte op de wijzen vermeld in deze policy.

Ook anonieme Klokkenluiders genieten onder bovenstaande voorwaarden van bescherming wanneer zij later geïdentificeerd worden en het slachtoffer worden van Represailles.

6.2. Verbod op Represailles

Klokkenluiders die een mogelijke inbreuk conform de bepalingen van deze policy melden, mogen niet het slachtoffer worden van maatregelen/Represailles zoals daar onder meer zijn:

• schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen;
• degradatie of weigering van bevordering;
• overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
• het onthouden van opleiding; 
• negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;
• het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie;
• dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
• discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
• niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
• niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
• schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
• opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de persoon geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak;
• vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;
• intrekking van een licentie of vergunning;
• psychiatrische of medische verwijzingen.

6.3. Ondersteuningsmaatregelen

De Klokkenluider heeft toegang tot de volgende ondersteuningsmaatregelen:

• Volledige en onafhankelijke informatie en adviezen die gemakkelijk en kosteloos toegankelijk zijn over de:
  • Beschikbare remedies en procedures die bescherming bieden tegen Represailles;
  • Rechten van de Betrokkene, met inbegrip van zijn rechten op vlak van bescherming van persoonsgegevens
• Technisch advies ten aanzien van elke autoriteit die betrokken is bij de bescherming van de Klokkenluider;
• Rechtsbijstand en juridisch advies;
• Ondersteunende maatregelen, waaronder technische, psychologische, media gerelateerde en sociale ondersteuning;
• Financiële bijstand, voor Klokkenluiders in het kader van gerechtelijke procedures.

Elke beschermde persoon (Klokkenluider, Facilitator, derden of juridische entiteiten die met de Klokkenluider in verband staan) die meent slachtoffer te zijn van of bedreigd te worden met een Represaille, kan, een met reden omklede klacht indien bij de federale coördinator, die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart.

Deze mogelijkheid geldt onverminderd het recht van de beschermde persoon om zich rechtstreeks tot de arbeidsrechtbank te wenden. 

Jungheinrich verbindt er zich toe om deze policy klokkenluiders op regelmatige basis, en dit minstens één maal per jaar, te evalueren en bij te sturen binnen het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk.